She said yes! Ona powiedziała tak! Serdecznie gratulujemy! Znacie się od zawsze / ze szkoły / osiedlowego podwórka / za pośrednictwem wspólnych znajomych, a może spisaliście się poprzez aplikację randkową? Siły wszechświata doprowadziły do Waszego spotkania, zaiskrzyło, okazało się, że wiele Was łączy. Jesteście ze sobą już jakiś czas, może już bardzo długo, a może zupełnie krótko. Kochacie się i czujecie, że pragniecie spędzić resztę życia wspólnie. Zaręczyliście się! Zawsze marzyliście o tradycyjnym weselu, takim, na jakim już niejednokrotnie byliście i w ten sam sposób chcecie świętować własne zaślubiny. Ale jak się do tego zabrać? Byliście już na wielu tego tego przyjęciach, bo przecież żenili się Wasi krewni, przyjaciele, koledzy i koleżanki z pracy. Udział w ich weselach był przyjemnością, wystarczyło zorganizować odpowiednią kreację, makijaż, włosy, pieniądze w kopertę i zabawa do białego rana. Tylko jak to wygląda z drugiej strony? To będzie nasza wesele! Gdzie zacząć? Gdzie wysłać pierwszego maila, dokąd pójść najpierw albo pod jaki numer zadzwonić? JAK SIĘ ROBI WESELE? Spokojnie, bez paniki… już Wam wszystko wyjaśniamy, etap po etapie.

Etap I - Wasza koncepcja na Wasz dzień

Kiedy nieco opadną już emocje związane z ogromnym przeżyciem, jakim niewątpliwie były zaręczyny, czas merytorycznie zastanowić się, jakiego ślubu chcecie. Niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na tradycyjny ślub kościelny, urzędowy akt cywilny czy inną formę zawarcia związku małżeńskiego, wciąż do zadecydowania pozostaje kwestia celebracji. Na tym etapie należy pod uwagę wziąć wiele czynników: Wasze preferencje, wielkość rodzin, panujące w nich zwyczaje, budżet, którym dysponujecie oraz wszelkie inne okoliczności. Załóżmy, że jesteście tradycjonalistami i chcecie zorganizować typowe polskie wesele. Co kryje się pod tym terminem? To co dobrze znamy, bo z pewnością już niejednokrotnie w takowym uczestniczyliśmy. Po części formalnej, zaproszeni Goście (standardowo w liczbie około 80 - 150 osób) udają się do lokalu, gdzie Para Młoda witana jest chlebem i solą, następuje pierwszy toast i uroczysty obiad. Stoły suto zastawione są różnego rodzaju potrawami i wyrobami cukierniczymi, strumieniami leje się wódka. Do tańca przygrywa orkiestra, wodzirej prowadzi lubieżne zabawy. Jest dość przaśnie, być może nawet nieco kiczowato, ale taka jest tradycja i jeśli zdecydowaliście, że tego właśnie chcecie, to niech dokładnie tak będzie!

Zatem kolejna decyzja podjęta - robimy wesele, fantastycznie! Pytania pomocnicze: jak duże? Zaprosimy tylko najbliższą rodzinę, czy również znajomych? A może tylko wspólnych przyjaciół? Ile chcemy wydać na to przedsięwzięcie, jakim budżetem dysponujemy? W jakim stylu chcemy zorganizować nasze przyjęcie… i tutaj służymy pomocą! O motywach weselnych, co prawda w kontekście trendów mijającego roku 2023, pisaliśmy w artykule Motywy weselne - trendy 2023, ale jak się przekonacie, większość z omówionych koncepcji jest naprawdę ponadczasowa.

Etap II - lista potencjalnych lokali

Niezależnie od klimatu, który wybierzecie jako motyw przewodni Waszego wesela, ono musi się gdzieś odbyć. A miejsc, które pozostają do Waszej dyspozycji jest naprawdę mnóstwo i to nieważne miasto czy wieś, północ, południe, wschód czy zachód kraju. Branża weselna w Polsce na przestrzeni ostatnich kilkudziesięciu lat zdążyła się naprawdę nieźle rozkręcić, a w związku z aktualnym spowolnieniem ślubnej koniunktury, z pewnością znajdzie się wiele podmiotów chętnych aby podjąć się zaplanowania i przeprowadzenia Waszego dnia. Pamiętajcie jednak, że najbardziej pożądane miejsca mogą prowadzić sprzedaż nawet na 2-3 lata do przodu. Jeśli planujecie ożenek świętować w jednej z takiej lokalizacji, powinniście się pospieszyć, zwłaszcza jeżeli zależy Wam na sobocie w sezonie. Przejdźmy do konkretów, jak przebiega tok wyboru lokalu, jego wstępnej rezerwacji, a ostatecznie, podpisania umowy?

Procesowi wyboru sali weselnej poświęciliśmy nasz zupełnie pierwszy na tym blogu artykuł Jak wybrać salę weselną, do którego ponownej lektury serdecznie zapraszamy. Dziś podamy Wam jeszcze jedną pomocną wskazówkę - na początku warto stworzyć sobie listę lokali, które weźmiecie pod uwagę. Dlaczego? Ponieważ może się okazać, że ten jeden, który z początku wydawał Wam się najlepszą opcją, jest nieosiągalny. Może to wynikać z wielu powodów; niedopasowanie budżetu, trudne warunki, problemy komunikacyjne z menadżerem. Istnieje ryzyko, że w takiej sytuacji moglibyście się zrazić, co totalnie nie ma sensu, bo równie dobrze, idealnym miejscem na Wasze wesele może się okazać lokal numer 2, 3 czy 4 z Waszej listy.

Etap III - finalny wybór sali

Skoro już o symbolach mowa… Oczywiście najbardziej charakterystycznym motywem tej nocy są dynie. Zwłaszcza te, we wnętrzu których umieszcza się świece podświetlające wyszczerbione zęby. W ten sposób przygotowana dekoracja doczekała się swojej nazwy, a mianowicie Jack-o'-lantern. Historycznie jednak, dla irlandzkich chłopców taka latarnia oznaczała błędne ogniki utożsamiane z duszami tragicznie zmarłych. Podczas sekretnych rytuałów miano wyzwalać ludzkie dusze z ciał czarnych kotów i nietoperzy. Obecnie jest to po prostu sympatyczna dekoracja umieszczana w oknach oraz na wejściach domów czy lokali. Pośród innych motywów charakterystycznych, należy wymienić duchy, demony, zombie, wampiry, czarownice, nietoperze, czarne koty, pajęczyny, pająki, szkielety, gałki oczne, czaszki oraz wszelkie przedstawienia postaci z horrorów. Pająków jednak nie należy się bać, a wręcz przeciwnie. Zgodnie z wierzeniami, napotkany tej nocy stawonóg ma odzwierciedlać duszę ukochanej osoby, która obserwuje nas z góry.

Kiedy zestawienie potencjalnych obiektów mamy gotowe, należy rozeznać się w poszczególnych obszarach: dostępność terminów, oferta, cena i warunki, opinie. Omówmy pokrótce poszczególne zagadnienia.

Termin wesela. W Polsce większość wesel odbywa się w soboty miesięcy letnich. Uśredniając, daje nam to około 20 dostępnych terminów rocznice. Żaden kalendarz nie jest z gumy, co oznacza, że każdy lokal dysponuje określoną ilością dostępnych sobót i w sytuacji, kiedy nie uda się dobrać żadnej odpowiedniej dla obu stron, możemy na nowo rozważyć swoje preferencje (np. wesele w dzień tygodnia inny niż sobota, może poza sezonem?) lub przesunąć nasze zainteresowania na inną restaurację. Ile do przodu trzeba zarezerwować lokal na wesele? W Hotelu Sezam Machowa, dzięki dwóm salom, co daje możliwość realizacji dwóch przyjęć równocześnie, rezerwacje przyjmujemy na na 3, 2 oraz na 1 rok do przodu. W przypadku kameralnych przyjęć okolicznościowych, takie zlecenie możemy zorganizować nawet w każdym bieżącym roku kalendarzowym.

Oferta. Zwróćmy się do poszczególnych firm o przedstawienie ich propozycji weselnej. Możemy o to poprosić telefonicznie, mailowo lub osobiście, jeśli jest to np. operująca na co dzień restauracja. Większość organizatorów wesel ma gotowe oferty, zazwyczaj w formie folderu czy broszury, z którymi na spokojnie możemy zapoznać się w domu. Możliwe jednak, że dany lokal nie będzie miał gotowego szablonu, a jego przedstawiciel najpierw będzie chciał odbyć z Wami spotkanie, celem poznania Waszych oczekiwań, preferencji czy po prostu - Was samych. Po zebraniu kilku ofert porównajcie je względem tego, czego chcielibyście Wy. Która z propozycji jest najbliższa Waszemu wyobrażeniu? Który z podmiotów oferuje najwięcej, a który z nich pozostawia wiele składowych w Waszej gestii? Jednym z atutów organizacji wesela w Sezam Machowa jest kompleksowość naszej oferty. Oznacza to, że zlecając nam zrealizowanie Waszego dnia, możecie być pewni, że wszystkie jego punkty zostaną zapewnione na najwyższym poziomie. Zajmujemy się zarówno pełną oprawą gastronomiczną (dania gorące, zakąski zimne, wyroby cukiernicze napoje ciepłe i zimne), obsługą kelnerską i porządkową, dekoracją sali, a także możemy zapewnić wszelkiego rodzaju atrakcje dla naszych wspólnych Gości. Szanujemy Wasz czas, dlatego oferta weselna Hotelu Sezam w Machowej dostępna jest tutaj, zaś odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziecie tu.

Koszty i warunki. Prosiliśmy Was na początku o wstępne ustalenie budżetu, czyli kwoty, którą możecie / chcecie wydać na wesele. Weźcie pod uwagę, który z lokali co dokładnie oferuje w danej cenie. Organizatorzy przyjęć zazwyczaj stosują jedną z dwóch strategii: niska cena z bardzo okrojonym zakresem świadczeń, gdzie wymaga się dodatkowych dopłat za każdą kolejną usługę lub cena adekwatna do kosztów (zazwyczaj wyższa od tej oferowanej przez podmioty wybierające strategię pierwszą) ale umożliwiająca zaplanowanie całości imprezy na kompleksowym poziomie za określoną kwotę. Oprócz ceny, istotne w tym obszarze są również warunki formalne. Zapytajmy, czy możliwe jest dokonanie bezpłatnej, niezobowiązującej rezerwacji, która da nam czas na ostateczne podjęcie decyzji bez ryzyka, że termin przepadnie. Poprośmy o wzór umowy do wglądu, abyśmy wiedzieli, na jakie zapisy natrafimy na etapie jej podpisywania. Artykuł “Na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy weselnej” już wkrótce na naszym blogu, zachęcamy do bieżącego śledzenia aktualności. Absolutnie nie bagatelizujmy kwestii finansowych: czy są zniżki dla dzieci, jeśli tak, to do jakiego roku życia i w jakiej wysokości? Jaka jest kwota zaliczki / zadatku? Co w przypadku rezygnacji z usługi? Jak wygląda kwestia uregulowania rachunku za imprezę? Czy z uwagi na planowanie wydarzenia z dużym wyprzedzeniem czasowym, cena może ulec zmianie, jeśli tak, o ile? Te wszystkie zagadnienia dokładniej umówimy w naszej kolejnej publikacji. Organizacja wesela w Hotelu Sezam w Machowej jest tak przejrzysta jak tylko się da: koszt wyrażony jest w cenie za osobę dorosłą, z uwzględnieniem 50% rabatu dla dzieci w wieku 4-8 lat oraz bezpłatnym uczestnictwem dzieci w wieku do 3 lat. W cenie zapewniamy pełne wyżywienie, pakiet napojów oraz wyrobów cukierniczych wraz z owocami, obsługę kelnerską i porządkową oraz dekorację sali. Wszystkie składowe zlecenia są szczegółowo opisane w Ofercie o organizację Przyjęcia Weselnego, stanowiącej załącznik do umowy, przy której podpisaniu pobierany jest zadatek, pozostała część należności zaś regulowana jest dopiero do 3 dni od zakończenia imprezy.

Najprawdopodobniej, kwestię renomy lokalu macie już za sobą. Z dużą dozą prawdopodobieństwa to, że dana sala znalazła się na Waszej liście wynika z faktu, że albo już sami w niej byliście albo słyszeliście na jej temat dużo dobrego. W XXI wieku nic nie jest tajemnicą. Jeżeli obiekt charakteryzuje się wysoką jakością i zaangażowaniem w wykonywaną pracę, na pewno możecie o tym przeczytać w internecie. Analogicznie jest w sytuacji odwrotnej, jeśli w danej firmie zachodzą poważne nieprawidłowości, dowiecie się o tym z równą łatwością. Ilość źródeł jest spora: od wyszukiwarki Google, przez portale branżowe po fanpage danego podmiotu. Hotel - Restauracja Sezam w Machowej na przestrzeni 17 lat działalności zdobył Państwa zaufanie i wyrobił sobie renomę uznanego organizatora wesel, co potwierdzają setki pozytywnych opinii, zarówno w świecie rzeczywistym jak i wirtualnym.

Etap IV - rezerwacja i podpisanie umowy

Metodyczne i solidne podejście do poprzedniego etapu, w którym dokonywaliście porównania różnych lokali i ich ofert umożliwi, czasem zaskakująco sprawnie i szybko, wybór tego właściwego. Kiedy tylko to nastąpi, jeżeli nie dokonaliście wcześniej wstępnej rezerwacji, powinniście niezwłocznie to uczynić. Mając już “zaklepany” termin w wyselekcjonowanym lokalu, upewnijcie się, że zdążycie go potwierdzić przed upływem umownego czasu, w którym kończy się ważność Waszego bookingu. To bardzo ważne, zwłaszcza w miejscach, które nie mają większych problemów ze sprzedażą i z łatwością mogą na dany dzień przyjąć kolejnych Zleceniodawców. Odpowiednie przypomnienie warto wpisać sobie w kalendarz, w jakiejkolwiek formie byście go nie prowadzili. Nie zostawiajcie tego na ostatnią chwilę! Każdy biznes ma swoją specyfikę funkcjonowania, w niektórych umowę podpiszecie po prostu “wchodząc z ulicy”, w innych będzie to wymagało umówienia się z odpowiednią osobą na konkretny termin. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, na poprzednim etapie warto zapoznać się ze wzorem umowy, tak aby być pewnym, że podpisywany przez nas dokument jest zgodny z naszymi oczekiwaniami i możliwościami. Naturalnie, uprzednie zapoznanie się z treścią wzoru umowy nie zwalnia nas z obowiązku jej ponownego przeczytania przed złożeniem podpisu! Umowa ma być sporządzona w dwóch identycznie brzmiących egzemplarzach, jedna dla Was - Zleceniodawców, druga dla lokalu - Zleceniobiorcy. Oba egzemplarze muszą zostać podpisane przez dwie strony, Zleceniobiorca powinien opatrzyć je również pieczęcią firmową. Jakie inne elementy muszą znaleźć się w umowie? O tym napiszemy w osobnym tekście poświęconym umowom weselnym.

Etap V - ustalenie szczegółów

A więc mamy to! Umowa podpisana, zadatek wpłacony. Zazwyczaj załatwienie tego etapu daje Młodej Parze chwilę ulgi i wytchnienia, ponieważ kolejne kroki czynione są, w zależności od polityki lokalu, na kilka lub kilkadziesiąt tygodni przed Tym Dniem. W Hotelu Sezam Machowa, kolejne spotkanie, w trakcie którego ustalamy takie składowe jak: menu czy dekoracje odbywa się na ogół około 1 miesiąca przed datą imprezy. Wcześniejszego kontaktu wymaga kontraktacja usług dodatkowych, które wymuszają zaangażowania podmiotów trzecich (np. fotobudka) oraz rezerwacja miejsc noclegowych. Zwłaszcza w kontekście zakwaterowania Gości weselnych w hotelu, zalecamy kontakt z maksymalnie długim wyprzedzeniem czasu, aby mieć pewność, że obiekt w danym dniu będzie dysponował oczekiwaną ilością i konfiguracją miejsc.

Kolejną informacją, którą zobowiązani się przekazać Narzeczeni lokalowi, powinna być finalna liczba Gości, wraz z rozsadzeniem ich przy stołach. W Sezamie na dedykowane temu spotkanie zapraszamy zazwyczaj na tydzień przed przyjęciem, jednak nie później niż w poniedziałek poprzedzający sobotę, w którą odbywa się impreza. Jest to najkrótszy możliwy odstęp czasowy, który z jednej strony umożliwia Lokalowi zaplanowanie i koordynację działań logistycznych na etapie ostatnich przygotowań, przyszłym Nowożeńcom zaś pozwala na ustalenie konkretnej liczby weselników, którzy na 100% potwierdzili swój udział w przyjęciu.

Etap VI - ostatni szlif i realizacja

Etap VI w naszej klasyfikacji to okres, kiedy lokal faktycznie zaczyna świadczyć dla Was swoje usługi. Na kilka dni przed Waszym weselem, dział techniczny dokonuje przeglądu oświetlenia i stanu technicznego, ustawia stoły i dekoracje. Obsługa nakrywa zastawę, departament zamówień gromadzi surowce, kuchnia dokonuje przygotowań kulinarnych. Wy w lokalu po raz ostatni pojawiacie się na 1-2 dni przed Wielkim Dniem. W tym czasie sala zobowiązana jest do przyjęcia i przechowania w odpowiednich warunkach wszelkich dóbr i przedmiotów, które dostarczacie z zewnątrz. Będzie to zatem wszystko to, czego nie zapewnił Wam organizator przyjęcia, czyli np. alkohol, tort, winietki na stoły czy podziękowania dla Gości. Profesjonalny podmiot, wyspecjalizowany w organizacji przyjęć okolicznościowych, jakim jest personel Hotelu Sezam w Machowej, nie pozwoli jednak na zbytnie angażowanie Waszego czasu i uwagi na te kilkadziesiąt godzin przed ślubem. Profesjonalnie przeprowadzony etap kontraktacji i planowania przedsięwzięcia powinien zaowocować całkowitym odciążeniem Pary Młodej od wszelkich działań związanych z finalną realizacją imprezy.

Etap VII - rozliczenie

Po udanym zaplanowaniu i realizacji zlecenia, następuje obustronne rozliczenie się i wzajemne wywiązanie się z zawartych w umowie zobowiązań stron. Lokal, jeśli kontrakt nie stanowił inaczej, wydaje Nowożeńcom wszystkie nieskonsumowane produkty, zarówno te, które zostały przygotowane przez kuchnię jak i te, które zostały powierzone personelowi na czas trwania imprezy. Zleceniodawcy zaś zobowiązani są do uregulowania należności za zrealizowane zlecenie, jakim było wesele. Kalkulację i podsumowanie kosztów zazwyczaj przygotowuje menedżer lub właściciel sali. Warto poprosić o możliwość wcześniejszego zapoznania się z takim rachunkiem, jak i przygotować własne rozliczenie, aby mieć pewność, że wszystkie usługi zostały właściwie zarachowane.

Organizacja własnego Przyjęcia Weselnego to nie tylko ogromne przeżycie emocjonalne ale również złożone przedsięwzięcie logistyczne, które może być istotnym czynnikiem stresogennym. Na podstawie naszych rozważań wysuwa się wniosek, iż tak naprawdę najważniejszym zadaniem Młodej Pary jest właściwy wybór lokalu, profesjonalnego i doświadczonego w organizacji przyjęć okolicznościowych podmiotu, który, uwzględniając Wasze pragnienia i oczekiwania, przejmie na siebie realizację Tego Dnia. Doświadczony i pomocny personel przeprowadzi Was przez wszystkie etapy, dzięki czemu Wasz Ślub będzie doprawdy pięknym, niezapomnianym i nadzwyczajnie pozytywnym doświadczeniem.

Autor artykułu: Karol Peszko